Conservare le bollette: per quanto tempo e perché farlo

A tutti sarà capitato di chiedersi per quanto tenere le bollette. La risposta dipende dal tipo di utenza, perché luce, gas, acqua e telefono seguono regole diverse. Negli ultimi anni, poi, con l’integrazione del canone Rai nelle bollette della luce, occorre prestare un po’ più di attenzione. Ecco una breve guida sui tempi di conservazione delle varie bollette e su come dipendano dai tempi di prescrizione.

Cosa s’intende per prescrizione delle bollette
Per capire quanto tempo conservare le bollette è importante fare riferimento al concetto di prescrizione: il periodo entro cui un fornitore può legalmente richiedere il pagamento di somme non versate o contestare un conguaglio. Superato questo termine, il titolare perde il diritto a esigere somme non incassate, il credito si estingue e il consumatore non è più tenuto a pagare. Almeno fino alla scadenza della prescrizione, è quindi fondamentale conservare sia la fattura, sia la prova del pagamento.

Differenza tra prescrizione e tempi di conservazione delle bollette
La prescrizione è un termine certo, previsto dalla legge, e varia a seconda del tipo di fattura. Inoltre, la prescrizione si compie solo se, per tutto il periodo previsto, il debitore non riceve alcun sollecito formale. Se il fornitore invia una lettera di diffida tramite raccomandata A/R o PEC, il termine si interrompe e ricomincia a decorrere da zero dal giorno successivo.

Ecco una sintesi relativa alla prescrizione delle fatture di alcune forniture e/o imposte.

• Tipo di fattura e/o imposta – Prescrizione
• Luce 2 anni
• Gas 2 anni
• Acqua 2 anni
• Telefono fisso/mobile e internet 2 anni
• Canone Rai 10 anni

I tempi di conservazione delle bollette, invece, si devono considerare i tempi di prescrizione dei vari elementi contenuti nei documenti. Una stessa bolletta, infatti, può contenere elementi diversi, bonus, agevolazioni, componenti fiscali o il canone Rai, ciascuno con il proprio termine di prescrizione. È importante tenerne conto per decidere per quanto tempo conservarla.

Bollette luce e gas: quanti anni vanno tenute
Per le utenze di energia elettrica e gas, la prescrizione è di due anni. Questo termine è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, con decorrenza dal 1° marzo 2018 per la luce e dal 1° gennaio 2019 per il gas. Le fatture precedenti a queste date seguivano la vecchia regola dei cinque anni.

Bollette della luce con il canone Rai
Un caso specifico merita attenzione. Da quando il canone Rai viene addebitato direttamente nella bolletta della luce, quella fattura assume anche una valenza fiscale. L’Agenzia delle Entrate ha dieci anni di tempo per effettuare accertamenti sui tributi non versati: per questo le bollette dell’elettricità che riportano la quota del canone televisivo vanno conservate per dieci anni, anche se la parte relativa ai consumi si prescrive in due. Conservarle per intero è il modo più semplice per tutelarsi in caso di controlli.

Per quanto tempo conservare le altre bollette
Tra le utenze con cui abbiamo tutti a che fare quotidianamente, acqua e telefono sono le più comuni dopo luce e gas. Anche in questo caso i tempi di prescrizione, e quindi di conservazione delle bollette, variano a seconda del tipo di fornitura. Qui ci limitiamo alle utenze domestiche più diffuse; per tutti gli altri documenti con finalità fiscali i termini possono essere differenti.

Perché conservare le bollette anche dopo aver pagato
Avere un archivio ordinato delle proprie fatture non è solo una buona abitudine: risponde a esigenze pratiche molto concrete.

• Contestare conguagli o ricalcoli, quando il fornitore richiede somme già pagate o importi che non corrispondono. In questo caso le tue ricevute di pagamento delle vecchie fatture sono la prova più immediata da fornire.
• Monitorare i consumi nel tempo, confrontando le bollette di anni diversi per individuare anomalie, guasti agli impianti, aumenti di spesa ingiustificati e valutare se una nuova offerta è davvero conveniente.
• Dichiarazione dei redditi e agevolazioni fiscali, quando alcune spese energetiche o di riqualificazione sono detraibili. La documentazione va conservata insieme alle ricevute di pagamento.
• Cambio fornitore o voltura, perché le vecchie bollette attestano la chiusura regolare del rapporto e il saldo del conto finale, proteggendoti da eventuali contestazioni soprattutto nei periodi di transizione.

Se preferisci ridurre la carta puoi richiedere di passare alla bolletta digitale: i file PDF scaricati dall’area clienti hanno pieno valore legale, esattamente come le copie cartacee. Per le bollette inviate in modo dematerializzato esiste un obbligo per il venditore di renderle disponibili per un periodo di 5 anni dall’invio del link. La regolazione prevede inoltre obblighi di messa a disposizione delle bollette anche dopo la cessazione del contratto. In quest’ultimo caso la regolazione di ARERA prevede che i venditori mantengano attiva per il cliente titolare del contratto cessato la possibilità di accedere all’area personale per le funzionalità relative all’archivio delle bollette emesse e all’archivio delle notifiche, per un periodo di almeno 6 mesi decorrenti dal mese successivo a quello di emissione della bolletta di chiusura.

Domande frequenti

• Le bollette pagate con addebito diretto vanno comunque conservate?
  Sì, la domiciliazione lascia traccia sull’estratto conto, ma conservare anche la fattura permette di tutelarsi meglio in caso di errori.
• Cosa fare se il fornitore chiede il pagamento di una bolletta molto vecchia?
  Verifica se siano scaduti i termini di prescrizione e, in caso positivo, contesta la richiesta per iscritto, con raccomandata A/R o PEC.
• Una bolletta digitale ha lo stesso valore legale di quella cartacea?
  Sì, a tutti gli effetti. I file PDF scaricati dall’area clienti sono validi come le copie cartacee, purché integri e conservati insieme alla prova del pagamento.
• Quanto tempo conservare le bollette per la dichiarazione dei redditi?
  Se collegate a detrazioni fiscali o bonus edilizi, vanno tenute per dieci anni: è il termine previsto per gli accertamenti dell’Agenzia delle Entrate.
• Se effettuo un cambio fornitore, devo conservare le bollette del vecchio gestore?
  Sì, conguagli e contestazioni possono arrivare anche dopo il cambio: calcola i tempi di prescrizione a partire dall’ultima fattura di chiusura.